eAU - Wie Geocon den Abgleich von Fehlzeiten unterstützt

Seit 2023 sind alle Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet, auf elektronischem Wege die Bescheinigungen von Arbeitsunfähigkeiten ihrer Mitarbeitenden bei den jeweiligen Krankenkassen abzurufen. Mitarbeitende sind nicht mehr dazu verpflichtet, ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform einzureichen.

Dadurch ändert sich der Prozess zur (Rück)Meldung krankheitsbedingter Abwesenheiten grundlegend!

Wir unterstützen Sie in diesem Umwandlungsprozess mit einem Workflow, der die beiden entscheidenden Systeme zusammenführt: Dienstplan sowie Entgeltabrechnungssystem

Die Anforderungen an einen effizienten Workflow zur Umsetzung der eAU lauten:

• Mitarbeitende müssen sofort und mit niedrigstem Aufwand ihre Abwesenheit mitteilen können
• Dienstplaner müssen unmittelbar im Dienstplan neue Abwesenheiten erkennen, um für Ersatz sorgen zu können
• Personalabteilungen müssen zeitnah im Personalverwaltungs-/Entgeltsystem die von Mitarbeitenden gemeldeten Abwesenheiten erhalten, um Abfragen bei Krankenkassen auszulösen
• Rückmeldungen von Krankenkassen müssen zeitnah auch im Dienstplan ersichtlich werden

Grundsätzlich soll manueller Mehraufwand unbedingt vermieden werden: Kein händischer Abgleich, keine manuelle Doppelanlage von Daten in verschiedenen Systemen !

Ihre Workflows zur Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben bleiben für alle beteiligten Seiten transparent, fehlerfrei und zeitsparend:

1. Schritt: Mitarbeitende melden ihre Abwesenheit in digitaler Form an Dienstplaner bzw. Personalabteilung

Lösung: GeoconAPP
Vorteile: Geringer Aufwand für Mitarbeitende, schneller Meldevorgang, maximale Transparenz

2. Schritt: Dienstplaner erkennen Personalausfälle in den laufenden Dienstplänen und organisieren Vertretungsplanung

Lösung: Funktion Vakante Dienst (Geocon Ausfallmanagement)
Vorteile: Direkt aus dem Dienstplan heraus frei gewordene Schichten per Mausklick anderen Mitarbeitern anbieten

3. Schritt: Automatisierte Überführung gemeldeter Abwesenheiten aus dem Dienstplan in das Entgeltsystem

Lösung: Modul Dynamischer Fehlzeitenexport/-import
Vorteile: Zeitintervalle für Export frei definierbar (stunden-, tage- , wochenweise); keine  zusätzliche manuelle Hinterlegung im Entgeltsystem erforderlich

4. Schritt: Auf Basis importierter Abwesenheiten aus dem Dienstplan erfolgt Abfrage aus dem Entgeltsystem an Krankenkassen sowie Rückmeldung von Kassen an Entgeltsystem

5. Schritt: Automatisierte Überführung bestätigter Abwesenheiten aus dem Entgeltsystem in den Dienstplan

Lösung: Modul Dynamischer Fehlzeitenexport/-import
Vorteile: Zeitintervalle für Import frei definierbar (stunden-, tage- , wochenweise); keine  zusätzliche manuelle Hinterlegung im Dienstplan erforderlich

In einem Erklärvideo für unsere Kunden stellen wir im Detail dar, wie Geocon den Abgleich von Fehlzeiten im Rahmen der eAU-Prozesse unterstützt. Gerne können Sie bei Interesse mit uns Kontakt aufnehmen, wir senden Ihnen dann den entsprechenden Video-Link zu.